English
English (US)
English (AU)
English (NZ)
English (SA)
Français
Français (CA)
Italiano
Deutsch
Español
Nederlands
Português
Polski
العربية
עברית
Svenska
Dansk
Suomi
Norsk
To ting gjør en case for avkastning på investeringen troverdig i dette markedet: den bygger på deres egne driftsdata, og den regner med hver eneste kostnad. Denne veilederen viser hvordan dere bygger en som overlever tolvmånedersgjennomgangen — de seks områdene avkastningen faktisk kommer fra, kostnadene som stilltiende utelates, tre regneeksempler og måletabellen som skal settes opp før noe som helst monteres.
Hvorfor de fleste ROI-samtalene i dette markedet går galt
To feilmønstre dominerer.
Botemiddelet er det samme i begge tilfeller: bygg modellen på egne driftsdata, regn med alle kostnader, vær bevisst forsiktig med gevinstene, og vis regnestykket slik at hver linje kan utfordres.
Det første spørsmålet: hva koster dagens situasjon allerede?
Investeringsbeslutninger i denne kategorien formuleres som regel slik: «bør vi bruke penger på dette?» Det er feil ramme, for den behandler dagens situasjon som gratis. Det er den ikke.
En organisasjon uten innsyn i egne kjøretøy og eiendeler betaler allerede — i drivstoff brent på tomgang, i skader gjort opp fordi ingenting kunne bevises, i utstyr erstattet fordi det ikke lot seg finne, i timer brukt på å rekonstruere hva som skjedde, og i oppdrag som ikke ble vunnet fordi en sikkerhetshistorikk ikke kunne dokumenteres.
Den riktige sammenligningen er ikke kostnad mot null. Den er kostnaden ved løsningen mot kostnaden ved problemet. I de fleste virksomheter er den sammenligningen ikke engang jevn, og derfor trenger en ærlig business case i dette markedet sjelden overdrivelse.
Den første øvelsen som er verdt å gjøre: summer hva dagens situasjon koster per år. Gjør det om til ett enkelt tall. Det tallet er størrelsen på gevinsten, før teknologi i det hele tatt nevnes.
Hvor avkastningen faktisk kommer fra
Avkastningen samler seg i seks områder. Hvert av dem oppfører seg ulikt — ulik størrelse, ulikt tempo, ulik sikkerhet — og en troverdig modell behandler dem hver for seg i stedet for å slå dem sammen til én optimistisk sum.
Drivstoff og energi
Mekanisme. Mindre tomgang, færre miles med for høy fart, jevnere kjøring, færre unødvendige miles, mindre uautorisert bruk, bedre ruterekkefølge.
Slik beregner dere det. Ta den årlige drivstoff- eller energikostnaden deres og bruk en forsiktig prosentsats. Kjenner dere ennå ikke tomgangsandelen deres, legg forbedringen i nedre del av spennet. Ikke modellér besparelser fra tomgang, fart og ruteeffektivitet hver for seg for så å legge dem sammen — de overlapper, og å legge dem sammen overdriver casen betydelig.
Det ærlige forbeholdet. Den innledende forbedringen avtar hvis ingenting forsterker den. Flåter som gjennomgår og veileder, beholder besparelsen; flåter som monterer og glemmer, ser forbruket krype tilbake i løpet av et år.
Kollisjoner, skader og forsikring
Mekanisme. Fire ulike effekter — frifinnelse (omtvistede skader og 50/50-oppgjør avvist med hell fordi beviset finnes), skadens størrelse (en tidlig, dokumentert melding forkorter vinduet der tredjepartskostnader, leiebiler og oppblåste krav rekker å bygge seg opp), hyppighet (færre kollisjoner gjennom veiledning basert på reelle bevis) og premie og vilkår (realiseres ved fornyelsen, ikke før).
Slik beregner dere det. Hent fram tre års skadehistorikk. Skill skader med egen skyld, omtvistede skader og skader uten egen skyld. Bruk frifinnelse kun på den omtvistede gruppen, fall i hyppighet kun på gruppen med egen skyld, og redusert skadestørrelse på resten. Modellér premieforbedring i år to, med et forsiktig tall og tydelig merket som forutsetning.
Det ærlige forbeholdet. Frifinnelse er svært sikker hvis dere har en historikk med omtvistede skader. Fall i hyppighet er middels sikkert og avhenger av gjennomføringen. Premieforbedring er minst sikker og bør aldri være linjen casen hviler på — behandle den som en ekstra gevinst, ikke som fundament.
Produktivitet og utnyttelse
Mekanisme. Flere oppdrag per kjøretøy per dag, mindre tid brukt på å finne kjøretøy og utstyr, bedre planlegging, færre unødvendige turer, mindre venting.
Slik beregner dere det. Den forsvarlige varianten er smal og konkret: ett ekstra oppdrag per kjøretøy per uke, til deres gjennomsnittlige oppdragsmargin.
Det ærlige forbeholdet. Motstå fristelsen til å modellere 15 % produktivitetsløft på tvers av hele driften. Økonomidirektører har hørt den påstanden før, og den smitter over på troverdigheten til linjene som faktisk holder.
Administrasjon
Mekanisme. Automatisk kjørebok, digitale avgangskontroller, automatiserte timelister, dokumentasjon på oppmøte og levering uten papir, og slutt på dobbeltregistrering mellom systemer.
Slik beregner dere det. Tell rollene, timene per uke og den fullt belastede timekostnaden. Si deretter uttrykkelig om det er en kontant besparelse eller frigjort kapasitet.
Det ærlige forbeholdet. Frigjort tid er bare penger hvis bemanningen går ned, eller hvis tiden flyttes til inntektsbringende arbeid. Si ærlig hvilket av de to, og behandle frigjort kapasitet som en myk gevinst utenfor tilbakebetalingsberegningen.
Vedlikehold og levetid
Mekanisme. Service etter faktisk bruk i stedet for etter kalender, tidligere feiloppdagelse, færre havarier på veien, mindre skade fra hard kjøring, bedre dokumentasjon ved garanti og feil.
Slik beregner dere det. Den mest forsvarlige linjen er unngåtte havarier på veien. Tell fjorårets, bruk en moderat reduksjon, og bruk deres faktiske kostnad per hendelse, inkludert berging, nedetid og ringvirkningen for oppdragene.
Det ærlige forbeholdet. Lengre levetid på komponenter og mindre slitasje er reelle og godt dokumentert i bransjen, men vanskelige å henføre rent innenfor ett regnskapsår — beskriv dem heller enn å tallfeste dem, med mindre dere har gode historiske data.
Tapsforebygging og gjenfinning
Mekanisme. Avskrekking mot tyveri, rask varsling, bedre gjenfinningsgrad, hindret uautorisert bruk og slutt på ikke-avsluttede leieforhold. Se veilederne våre om tyveri av maskiner og utstyr og verktøytyveri og sikring av varebiler.
Slik beregner dere det. Ta tapsregistreringen deres over tre år og legg til kostnadene som aldri når skadesaken — akuttleie, prosjektforsinkelse, ledelsestid, egenandel. Bruk deretter en forsiktig sats for forebygging og gjenfinning. Modellér ikke-avsluttede leieforhold separat.
Det ærlige forbeholdet. Ærlig modellering krever at man oppgir sannsynligheten i stedet for å anta at ethvert framtidig tyveri blir hindret. Ikke-avsluttede leieforhold er ofte det største tallet og er nærmest sikre så snart innsynet finnes.
Kostnadssiden: hva som skal med
En troverdig modell regner med alt dette. Det er ved å utelate én av postene at business caser mister tyngden sin ved tolvmånedersgjennomgangen.
| Kostnadspost | Merknader |
|---|---|
| Maskinvare | Per enhet; høyere ved flerkamerasystemer og fastmonterte installasjoner på maskiner |
| Montering | Inkludert kjøretøyenes nedetid og kostnaden ved å få dem til montøren |
| Abonnement | Programvare, tilkobling og støtte, for hele avtaleperioden til full pris — ikke til introduksjonspris |
| Overskridelse av datamengde | Hva som skjer i en måned med stort videobehov |
| Integrasjon | Bygging og vedlikehold av koblinger mot andre systemer |
| Opplæring | Innledende, pluss oppfriskning når folk bytter rolle |
| Interne ressurser | Kostnaden som oftest utelates. Noen må gjennomgå hendelser og kjøre veiledning |
| Ommontering og utskifting | Flytte enheter mellom kjøretøy etter hvert som flåten endres |
| Avslutning | Datauttrekk, demontering og hva som skjer med maskinvare som lå i pakken |
Særlig om interne ressurser. Dette er linjen som oftest gjør en for optimistisk case realistisk, og den som mest avgjør om gevinstene i det hele tatt oppstår. Et program der ingen er utpekt, leverer de passive gevinstene — frifinnelse, tyverivarsler, grunnleggende innsyn — og ingen av de aktive. Det kan fortsatt være en positiv avkastning. Den er bare mye mindre, og casen bør si det i stedet for å forutsette ressurser som ikke finnes.
Tre regneeksempler
Kun til illustrasjon. Hvert tall nedenfor er der for å vise metoden — hvilke linjer som skal med, hvordan man unngår at de overlapper, og hvor forsiktig man bør være. Bytt dem alle ut med deres egne før bruk. Beløpene er i britiske pund.
Hvordan avkastningen fordeler seg over tid
Avkastningen kommer ikke jevnt, og en business case som antyder det, vil levere for lite i måned tre — og bli bedømt på det.
Hva som ødelegger avkastningen
De fem feilmønstrene, sortert etter hvor vanlige de er.
Å presentere casen
For økonomifunksjonen
Start med tilbakebetalingstiden, deretter samlede eierkostnader over hele avtaleperioden, deretter årlig nettogevinst. Vis hver forutsetning som en egen linje som kan utfordres. Ta med en følsomhetsanalyse ved 50 % av modellert gevinst. Skill harde kontantbesparelser fra frigjort kapasitet, og hold sistnevnte utenfor tilbakebetalingen. Legg fram risikoene før noen spør etter dem.
For styret
Start med risikoen, ikke med besparelsene. Trafikkrisiko i arbeid er et spørsmål om styring og omsorgsplikt ; tap av utstyr er et balansespørsmål; påviselig kontroll påvirker forsikringsmuligheter, adgang til oppdrag og selskapets eksponering etter en alvorlig ulykke. Spørsmålet som treffer hardest er det enkleste: hvis det neste måned skjedde en dødsulykke med et av kjøretøyene våre, hva kunne vi da legge fram for å vise at vi hadde styrt risikoen?
For driften
Start med problemene det fjerner — de omtvistede oppdragene, «hvor er den?»-telefonene, papirarbeidet, diskusjonene med kundene — og vær ærlig om det nye arbeidet det skaper.
For de ansatte
Start med beskyttelsen, og mén det. Det meste av videomaterialet som faktisk blir brukt, frikjenner sjåføren. Si det, og bevis det første gang det skjer.
Å måle i etterkant
Sett opp disse på forhånd før monteringen, ikke etter. De fleste er standardrapporter i en programvareplattform for flåter; poenget er å registrere utgangsverdien mens det fortsatt lar seg gjøre.
| Nøkkeltall | Utgangsverdi | 3 måneder | 6 måneder | 12 måneder |
|---|---|---|---|---|
| Drivstoff eller energi per mile | ||||
| Tomgang i % av motortimer | ||||
| Kollisjoner per million miles | ||||
| Samlet skadekostnad, rullerende 12 måneder | ||||
| Andel skader avvist med hell | ||||
| Gjennomsnittlig antall dager til melding til forsikringsselskapet | ||||
| Uplanlagte vedlikeholdshendelser | ||||
| Ressursutnyttelse | ||||
| Utstyrstap | ||||
| Administrasjonstimer på manuelle registreringer | ||||
| Gjennomgåtte hendelser og gjennomførte veiledningssamtaler |
Den siste raden er den ledende indikatoren. Alle de andre følger etter den. Blir ikke veiledningssamtalene holdt, rører resten av tabellen seg ikke — og det vet dere før fornyelsen i stedet for underveis.
Avkastning som er reell, men ikke synes i modellen
Verdt å nevne i casen selv om de ikke skal bære tilbakebetalingen.
- Adgang til oppdrag. Der kunder krever dokumentasjon på styrt trafikkrisiko eller en bestemt akkreditering, er teknologien ingen besparelse — den er et vilkår for å kunne gi anbud. Det relevante tallet er verdien av oppdragene som ellers er utilgjengelige.
- Selskapets eksponering etter en alvorlig ulykke. Forskjellen mellom en organisasjon som overvåket, identifiserte risiko og handlet, og en som ikke gjorde det, er ikke en linje i et regneark. Det er forskjellen mellom to svært ulike utfall.
- Rekruttering og det å beholde folk. Et påviselig engasjement for å beskytte mennesker legges i økende grad merke til av dem man forsøker å rekruttere.
- Slutt på diskusjonene. Konflikter avgjort av data i stedet for av den som argumenterer lengst. Vanskelig å prissette, men verdsatt av alle som i dag fører de diskusjonene.
- Å vite. Å kunne svare på et spørsmål om egen drift med et faktum i stedet for et anslag endrer måten en organisasjon tar beslutninger på, og effekten rekker langt utover kjøretøyene.
En avsluttende merknad om tallene
Alle tall i regneeksemplene ovenfor er illustrative. De viser metoden, de forutsier ikke deres resultat.
Bytt dem alle ut. En business case bygget på deres eget drivstofforbruk, deres egen skadehistorikk, deres egen tapsregistrering og deres egne timekostnader blir mindre enn bransjesnittene, vanskeligere å argumentere mot — og riktig. Den kombinasjonen er betydelig mer verdt enn en imponerende lysbildeside.