Más allá del robo: por qué la utilización es el mayor beneficio del seguimiento de activos

Casi todas las organizaciones adquieren el seguimiento de activos después de un robo. Doce meses después, cuando alguien suma lo que ha ahorrado realmente, la prevención del robo rara vez es la cifra más alta.

La utilización sí.

Este artículo trata de medir la utilización y actuar en consecuencia. Si el seguimiento de activos en sí es nuevo para usted, comience por la guía en lenguaje sencillo sobre asset tracking.

La pregunta sin respuesta

¿Cuánto trabaja realmente cada uno de sus equipos?

No dónde está. Cuánto rinde: horas en marcha, días desplegado, la proporción del tiempo disponible dedicada a un uso productivo.

Muchas organizaciones no saben responder, y el motivo es sencillo: nadie ha podido medirlo nunca. El equipo se entrega, va a obra, acaba volviendo, y la única señal de que algo falla es cuando alguien no encuentra lo que necesita.

En ese vacío de información surge un comportamiento racional y caro. Cuando se necesita algo que no se encuentra o no se puede liberar, se alquila uno. Cuando un proyecto exige certeza, se compra otro. Cuando nadie sabe qué sobra, nadie lo ofrece. Con los años se llega a una flota mayor de lo que el trabajo requiere, y cada unidad supone coste de capital, depreciación, seguro, mantenimiento, almacenamiento y administración, trabaje o no.

Alquilar es la respuesta fácil, y no faltan opciones. La Annual Business Survey de la Office for National Statistics cuenta 4.340 empresas británicas cuya actividad principal es el alquiler y arrendamiento de maquinaria y equipo de construcción e ingeniería civil, con un volumen de negocio conjunto de más de £8 mil millones en 2024. Buena parte de ese alquiler es la decisión correcta. Pero cuando quien alquila ya posee una máquina inactiva que nadie podía ver, el cargo de alquiler paga dos veces por la misma capacidad.

Qué descubren las operaciones cuando la miden por primera vez

Suelen repetirse los mismos patrones:

Una larga cola de equipos casi inactivos. A menudo una minoría considerable de elementos funciona con una utilización muy baja, con frecuencia unidades compradas para un proyecto concreto que terminó y nunca se redistribuyeron.

Duplicidad entre emplazamientos. El emplazamiento A alquila una máquina mientras el emplazamiento B tiene una parada a nueve millas. Nadie la ocultaba; nadie lo sabía.

Fugas por alquiler no cerrado. Equipos que siguen alquilados semanas después de terminar el trabajo, acumulando cargos que nadie revisa. A menudo es el ahorro más rápido de todos, porque no exige ningún cambio operativo, solo visibilidad y un proceso.

Equipos sin responsable. Elementos del registro que ningún departamento reclama, que ninguna obra usa y que nadie ha visto en bastante tiempo.

Capacidad estacional tratada como permanente. Una flota dimensionada para las seis semanas más intensas del año, mantenida durante cincuenta y dos.

Una ilustración del patrón, no datos de una flota concreta.

De los datos a las decisiones

Medir solo compensa si cambia el comportamiento. Cuatro decisiones hacen la mayor parte del trabajo:

Redistribuir antes de alquilar. Una norma por la que toda solicitud de alquiler debe comprobar antes la disponibilidad interna, respaldada por un sistema capaz de mostrarla de verdad. Por sí sola, puede pagar el seguimiento.

Dimensionar bien al renovar. Doce meses de datos de utilización indican lo que realmente se necesita. Las decisiones de sustitución pasan a basarse en pruebas y no en la costumbre.

Exigir el fin del alquiler. Una alerta cuando un equipo localizado sale de una obra terminada o permanece sin uso más allá de un umbral. Y actuar en consecuencia, siempre.

Cobrar internamente. Cuando se cobra a las obras o divisiones por el equipo que tienen, la utilización tiende a mejorar sin intervención central. La gente devuelve lo que paga.

Medirlo bien

El equipo con alimentación registra horas de motor, que es la medida significativa. Una máquina que se ha movido entre tres obras pero ha funcionado nueve horas no se está utilizando.

Los activos sin alimentación necesitan un indicador sustitutivo: el movimiento entre ubicaciones, el tiempo dentro de una geovalla de trabajo o un simple estado de «desplegado o en el depósito». Es menos preciso y suele bastar para encontrar la larga cola de elementos infrautilizados. Cómo funciona el seguimiento en equipos sin motor se explica en la guía sobre el seguimiento de activos sin alimentación.

Dos advertencias. Primera, atención a los equipos que trabajan sin moverse: un generador en marcha sin supervisión está trabajando, aunque nada se mueva. Segunda, cuidado con las reservas estratégicas. Una unidad de reserva existe precisamente para estar disponible, y su baja utilización es su razón de ser, no su fallo. Hay que señalarlas antes de que los datos empiecen a generar recomendaciones, o el análisis pierde credibilidad ante quienes conocen la operación.

La cifra que sorprende

Para una empresa con un parque considerable de equipos, una reducción modesta de la flota, lograda solo redistribuyendo en lugar de alquilar, puede valer más que el coste anual de localizar todos los activos que posee.

La prevención del robo es real, y es lo que consigue que se apruebe la compra. La nota económica del Home Office sobre la Equipment Theft (Prevention) Act, actualizada en marzo de 2026, sitúa en £675 millones, a precios de 2025/26, el coste económico y social del robo organizado de maquinaria, es decir, de equipos de construcción y agrícolas. Sin embargo, para una empresa concreta la prevención del robo es probabilística: le evita algo que quizá no habría ocurrido. La utilización es segura, se repite cada mes y se acumula a medida que crece el conjunto de datos.

Cuantificar ambas cosas en su propia operación corresponde a un caso de negocio, y el método para construirlo se explica en la guía para construir un caso de negocio de telemática.

Por eso el informe más útil de un sistema de seguimiento de activos rara vez es el mapa. Es la lista de lo que no se ha movido.

Fuentes: Office for National Statistics — Non-financial business economy, UK: Sections A to S (Annual Business Survey, resultados de 2024), publicado el 26 de mayo de 2026 (4.340 empresas clasificadas en alquiler y arrendamiento de maquinaria y equipo de construcción e ingeniería civil, con un volumen de negocio total de más de £8 mil millones en 2024). Home Office — Equipment Theft (Prevention) Act: economic note, actualizada el 10 de marzo de 2026 (£675 millones de coste económico y social del robo organizado de maquinaria, a precios de 2025/26).